To-do-Liste

Die To-do-Liste (englisch to do „zu tun“) oder Pendenzenliste, Aufgabenliste, Liste-offener-Punkte (auch LOP, 2Do-Liste), Offene-Punkte-Liste (auch OPL) ist im Aufgabenmanagement oder in der Aufgabenplanung eine Liste, die festlegt, welche Aufgaben anstehen, wer dafür verantwortlich ist und bis wann sie erledigt sein müssen.

To-do-Liste

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Im Rahmen der Selbstorganisation kann sie von einzelnen Arbeitspersonen, für Arbeitsgruppen und Projekte aufgestellt werden. Der Liste ist nicht zu entnehmen, zu welchem Zeitpunkt der Status eines Arbeitsvorgangs geändert wurde, sondern nur der aktuelle Zustand. Sie bildet die Grundlage für ein Zeitmanagement.

Die To-do-Liste grenzt sich gegenüber der Checkliste darüber ab, dass bei der To-do-Liste i. d. R. verschiedene Aufgaben gesammelt werden, bei der Checkliste hingegen die Arbeitsschritte einer wiederkehrenden Aufgabe.

Die To-do-Liste kann auf einem Blatt Papier, auf einem Flipchart, auf einem Smartphone oder Tablet, einer Tabellenkalkulation, als Webanwendung oder normale Anwendung geschrieben werden. Die einfachste Form ist eine persönliche Liste der zu erledigenden Aufgaben, die nach und nach abgehakt wird.

Die To-do-Liste ist ein einfaches Werkzeug für Gespräche, Besprechungen, Verhandlungen, im Projektmanagement und für Geschäfts- und Tagesordnungen. Darin wird als Vereinbarung festgehalten, wer was mit wem bis wann zu tun hat. Auch das Ergebnis von Besprechungen wird häufig in To-do-Listen festgehalten.

Beispiel:

Nr. Aufgabe Prozesseigner Priorität Start Ende Status
1 Ziel bestimmen Chef und Team 1 01.01.07 05.01.07 erledigt
2 Vorprojekt Projektteam 1 01.02.07 05.02.07 30 %
3 Website erstellen Web-Team 3 01.04.07 30.05.07 geplant

Farben helfen, das Wesentliche zu sehen:

  • rot = ist noch offen
  • orange = ist in Bearbeitung
  • grün = ist erledigt

Aufgaben werden konkret beschrieben und für jede wird ein verantwortlicher Prozesseigner bestimmt. Aufgaben sind zeitlich zu terminieren (von – bis) und nach Prioritäten zu ordnen (Wichtigkeit). To-do-Listen können als Checkliste aufgebaut sein, oder als Matrix (mit einer Unterscheidung ob wichtig oder nicht, und ob dringlich oder nicht) gestaltet werden. Siehe auch Zeitmanagement oder Aufgabenmanagement.

Einfache To-do-Liste
  • Der Einkaufszettel ist die einfachste Form der To-do-Liste. Sie kann gegliedert (Gemüse, Getränke, Fleisch) und nach Zielen strukturiert werden (Buchhandlung, Baumarkt).
  • Der Merkzettel hilft, sich an wichtige Dinge zu erinnern.
  • Ein Terminkalender bringt Dinge in eine zeitliche Reihenfolge, ein Stundenplan vermerkt wöchentlich wiederkehrende Termine.

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